Какие графы нужны на самом деле, образец таблицы и отдельный журнал препаратов. Распечатать или скачать в Excel.
Журнал нужен не для проверяющих. Он нужен вам — в тот день, когда пациентка позвонит через полгода и спросит: «а чем вы мне тогда кололи, у меня реакция». Если препарат, серия и объём записаны, вы отвечаете за минуту. Если нет — вспоминаете и надеетесь.
Какие графы действительно нужны
Обязательного по закону единого образца для косметологического кабинета нет — форму вы определяете сами. Но есть набор граф, без которых журнал бесполезен.
Дата и время. Время важно, если в один день несколько процедур у одного человека.
ФИО пациента. Полностью, а не «Ольга с работы».
Процедура и зона. «Биоревитализация, периорбитальная зона», а не просто «уколы».
Препарат, производитель. Название полностью, включая линейку.
Серия и срок годности. Самая пропускаемая графа и самая важная при разборе осложнений. Переписывайте прямо с упаковки.
Объём или количество. Миллилитры, единицы, число проходов.
Номер процедуры в курсе. «3 из 6» — сразу видно, где человек находится.
Реакция. Хотя бы одно слово: «норма», «отёк», «покраснение до вечера».
Стоимость. Чтобы журнал заодно закрывал вопрос «сколько я заработала за месяц».
Подпись специалиста.
Что чаще всего забывают. Серию и срок годности препарата. Пока всё хорошо, они кажутся лишними. В день осложнения это первое, что спросят — и единственное, что связывает реакцию пациента с конкретной партией. Если у препарата отзывная партия, без серии вы даже не узнаете, что попали в неё.
Отдельно — журнал препаратов
Второй журнал ведут те, кто закупает препараты партиями: приход, расход, остаток. Он отвечает на два вопроса: сколько у меня осталось и не истёк ли срок. Бланк — ниже, второй таблицей.
Сколько хранить
Заполненные журналы хранят вместе с картами пациентов. Разумный ориентир — всё время, пока пациент к вам ходит, и несколько лет после последнего визита. Выбрасывать в конце года не стоит: претензии по осложнениям приходят с задержкой.
ЖУРНАЛ УЧЁТА ПРОЦЕДУР
Специалист ________________________________ Период с ______________ по ______________
Дата, время
ФИО пациента
Процедура, зона
Препарат, производитель
Серия, срок годности
Объём
№ в курсе
Реакция
Стоимость
Подпись
ЖУРНАЛ УЧЁТА ПРЕПАРАТОВ
Приход, расход, остаток. Специалист ________________________________
Дата
Препарат, производитель
Серия
Срок годности
Приход
Расход
Остаток
Условия хранения / примечание
Подпись
Печать идёт в альбомной ориентации — так помещаются все графы. Файл для Excel открывается в любой таблице, заголовки уже расставлены.
Частые вопросы
Обязателен ли журнал по закону?
Единой обязательной формы для косметологического кабинета нет. Но записи о процедурах и препаратах — часть медицинской документации, и при разборе жалобы их спросят первыми. Вести журнал в своей форме законно и правильно.
Можно вести в тетради?
Можно. Важно, чтобы записи были последовательными, без вырванных страниц и с датами. Проблема тетради в другом: через год в ней невозможно быстро найти нужного человека и посмотреть его историю целиком.
А если вести в заметках телефона или в Excel?
Лучше, чем ничего, но есть две ловушки. Первая — заметки не структурированы, и через полгода вы не найдёте, какая серия была у препарата в марте. Вторая — файл на телефоне пропадает вместе с телефоном, если нет копии.
Нужно ли записывать стоимость?
Не обязательно, но удобно: тогда журнал заодно отвечает на вопрос, сколько вы заработали за месяц, и не нужно считать отдельно.
Если надоест переписывать от руки. Мы сделали Kirenix Учёт — программу, где то же самое ведётся в карточке пациента: процедуры, препараты, курс, фото до и после, суммы визитов. Всё выгружается в Excel одной кнопкой, а данные хранятся только на вашем устройстве — без облака и без подписки. Бланки выше при этом остаются вашими: скачивайте и пользуйтесь, даже если программа не понадобится.